Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng tại Wstore

Chức năng quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để kiểm soát các đơn hàng 1 cách dễ dàng hơn

Để quản lý các đơn hàng nhà bán cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập website của wstore 

• Bạn cần đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp của Wstore , Sau đó nhấn vào danh mục [Đơn hàng] chọn [Quản lý]. Sẽ hiển thị màn hình tất cả đơn hàng của bạn

Bước 2: Quản lý đơn hàng 

1. Đơn vị vận chuyển giao hàng.

Trên Seller Center, Người bán chọn [Đơn hàng]. Nhấp vào mục [Chờ xác nhận] để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận. Tại đơn hàng cần xác nhận, chọn [Xem chi tiết].

• Xác nhận đơn hàng

  • Bạn có thể thực hiện xác nhận đơn hàng trực tiếp trên màn hình tổng hoặc:
    • Chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để xem chi tiết các thông tin về đơn hàng.
    • Nhấn vào nút [Tiếp nhận] để hoàn tất tiếp nhận đơn hàng và bạn cần chuẩn bị đơn hàng và có tối đa 3 ngày để hoàn thành đóng gói đơn hàng.

Chuẩn bị đơn hàng

• • Sau khi bạn nhấn [Xác nhận], đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Chuẩn bị đơn hàng".

• • Khi bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị đơn hàng, chọn mục [Chuẩn bị hàng] và nhấn [xác nhận]  để xác nhận đã hoàn tất đóng gói đơn hàng và khi này sẽ hiển thị phiếu giao hàng để bạn có thể tài xuống và dán lên đơn hàng của mình.

⚠️ Lưu ý: Bạn chỉ nên xác nhận đơn hàng sau khi đã đóng gói và sẵn sàng để bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển.

Chờ lấy hàng;

• • ĐVVC đến kho của bạn để lấy kiện hàng và đối tác vận chuyển của Wstore chỉ đến lấy hàng. Bạn lưu ý không thu thêm tiền của Khách hàng hoặc tài xế.

  • Nếu bạn cần in lại phiếu giao, bạn có thể tin chọn in ở trạng thái này.

Theo dõi đơn hàng

• • Bạn sẽ phải theo dõi trạng thái giao hàng của đơn hàng, đơn hàng chuyển trạng thái Đang giao hàng sau khi tài xế đã nhận hàng từ bạn.
    

  • Sau khi đơn hàng được giao thành công, trạng thái giao hàng sẽ được cập nhật. Nếu giao hàng thất bại, trạng thái đơn hàng sẽ cập nhật là Giao hàng không thành công. 

2. Nhà bán tự giao hàng

Tiếp nhận đơn hàng

• Kiểm tra các đơn hàng chờ xác nhận

  • Nhấn vào mục [Chờ xác nhận] để hiển thị danh sách các đơn hàng cần xác nhận.

• Xác nhận đơn hàng

  • Bạn có thể thực hiện xác nhận đơn hàng trực tiếp trên màn hình tổng hoặc:
    • Chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để xem chi tiết các thông tin về đơn hàng.
    • Nhấn vào nút [Tiếp nhận] để hoàn tất tiếp nhận đơn hàng và bạn cần chuẩn bị đơn hàng và có tối đa 3 ngày để hoàn thành đóng gói đơn hàng.

Chuẩn bị đơn hàng

Sau khi bạn nhấn [Xác nhận], đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái “Chuẩn bị đơn hàng”. Khi đã hoàn tất việc đóng gói, bạn thực hiện như sau:

1. Chọn mục [Chuẩn bị hàng]

2. Nhấn [Xác nhận] để xác nhận đã hoàn tất việc đóng gói đơn hàng

📦 Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng và bao bì trước khi xác nhận, nhằm tránh sai sót khi giao hàng.

Sau khi hoàn tất đóng gói sản phẩm, Người bán cần xác nhận đã đóng gói hàng hóa trên hệ thống.

• Khi xác nhận xong, đơn hàng sẽ chuyển từ trạng thái “Chuẩn bị hàng” sang “Đang giao hàng”.

• Hệ thống sẽ hiển thị phiếu giao hàng. Bạn có thể tải xuống và in ra để dán lên gói hàng trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

• Lúc này, Người bán sẽ chủ động sắp xếp phương tiện giao hàng để gửi đơn đến địa chỉ giao nhận được ghi trên phiếu giao hàng.

📦 Lưu ý:
Đảm bảo đơn hàng đã được đóng gói đúng quy cách và dán phiếu giao hàng đầy đủ trước khi vận chuyển.

Đang giao hàng'

Tại bước này, bạn có thể in lại hóa đơn của đơn hàng (nếu cần). 

Sau khi giao hàng thành công, Bạn cần truy cập mục [Đơn hàng] > [Đang giao hàng] > [Xác nhận] hoàn thành đơn hàng. Bạn cần đảm bảo giao hàng trong thời gian cam kết và chọn trạng thái đơn hàng thích hợp:

• Nếu giao thành công, chọn [Thành công] - Giao hàng thành công.

  • • Nếu chọn trạng thái Giao hàng thành công, Xác nhận hoàn thành đơn hàng. Upload ảnh, video đơn hàng (hình ảnh/video xác nhận khách hàng đã nhận hàng) và bấm [Xác nhận].

• Nếu giao không thành công, chọn [Thất bại] - Giao hàng thất bại.

  • • • Nếu chọn trạng thái Giao hàng thất bại, bạn cần chọn lý do, nhập mô tả tại hộp thoại và bấm Xác nhận.

Hoàn thành

Sau khi bạn xác nhận hoàn thành đơn hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng sang “Đã giao hàng”.