Hướng dẫn cách quản lý các đơn hàng đổi trả tại Wstore

Để hỗ trợ bạn xử lý các yêu cầu đổi/trả hàng từ người mua một cách nhanh chóng và đúng quy định, Wstore xây dựng quy trình đổi trả rõ ràng, dễ thực hiện. Vui lòng theo dõi các bước dưới đây để đảm bảo xử lý hiệu quả và nâng cao trải nghiệm mua sắm cho người dùng.

1. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Tại danh sách các yêu cầu đổi/trả đang chờ xử lý, bạn nhấn vào [Xem chi tiết] của từng đơn hàng để kiểm tra thông tin cụ thể mà người mua đã gửi, bao gồm:

• Lý do yêu cầu đổi/trả

• Mô tả tình trạng sản phẩm

• Hình ảnh đính kèm (nếu có)

Ví dụ: Người mua có thể yêu cầu đổi vì sản phẩm giao sai màu, hoặc trả hàng do lỗi kỹ thuật.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo thông tin là đầy đủ, bạn nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu. Hành động này giống như việc bạn “ký nhận” để bắt đầu quá trình xử lý chính thức, đảm bảo hệ thống cập nhật đúng trạng thái đơn hàng và chuyển sang các bước tiếp theo.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận kịp thời giúp tránh trễ hạn xử lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Bước 3: Đóng gói và xác nhận đơn hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đổi hàng từ người mua, bạn cần tiến hành:

• Chuẩn bị và đóng gói sản phẩm mới theo đúng thông tin đổi trả đã được xác nhận.

• In phiếu giao hàng để tiến hành vận chuyển đơn hàng đổi trả.

Sau khi hoàn tất việc đóng gói, nhấn nút [Xác nhận] trên hệ thống để cập nhật trạng thái đơn hàng và chuyển sang bước giao cho đơn vị vận chuyển.

🔔 Lưu ý: Hãy đảm bảo sản phẩm thay thế đúng mẫu mã, tình trạng và được đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng.

Bước 4: Xác nhận và bàn giao hàng hóa

Sau khi hoàn tất việc đóng gói sản phẩm đổi trả, bạn cần:

• Nhấn [Xác nhận] trên hệ thống.

• Chuẩn bị bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển và đơn hàng sẽ chuyển qua trạng thái "Đang hoàn hàng".

🔔 Lưu ý: Vui lòng đảm bảo hàng hóa được đóng gói đầy đủ và đúng thông tin để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.

Bước 5: Giao nhận kiện hàng

Khi đơn vị vận chuyển đến lấy hàng, hệ thống sẽ thực hiện đồng thời hai quá trình:

• Thu hồi kiện hàng đổi trả từ Người mua.

• Giao sản phẩm mới (hàng đổi) đến tay Người mua.

Cùng lúc đó, bạn sẽ nhận lại kiện hàng đổi trả từ Người mua thông qua đơn vị vận chuyển để kiểm tra và xử lý theo chính sách đổi trả.

🔔 Lưu ý: Vui lòng kiểm tra kỹ hàng hoàn trả khi nhận và cập nhật tình trạng trên hệ thống nếu có vấn đề phát sinh.

2.Đối với nhà bán tự giao

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Tại danh sách các yêu cầu đổi/trả đang chờ xử lý, bạn nhấn vào [Xem chi tiết] của từng đơn hàng để kiểm tra thông tin cụ thể mà người mua đã gửi, bao gồm:

• Lý do yêu cầu đổi/trả

• Mô tả tình trạng sản phẩm

• Hình ảnh đính kèm (nếu có)

Ví dụ: Người mua có thể yêu cầu đổi vì sản phẩm giao sai màu, hoặc trả hàng do lỗi kỹ thuật.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo thông tin là đầy đủ, bạn nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu. Hành động này giống như việc bạn “ký nhận” để bắt đầu quá trình xử lý chính thức, đảm bảo hệ thống cập nhật đúng trạng thái đơn hàng và chuyển sang các bước tiếp theo.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận kịp thời giúp tránh trễ hạn xử lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Bước 3: Đóng gói và xử lý đơn hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đổi hàng từ người mua, bạn cần tiến hành:

• Chuẩn bị và đóng gói sản phẩm mới theo đúng thông tin đổi trả đã được xác nhận.

• In phiếu giao hàng để tiến hành vận chuyển đơn hàng đổi trả.

Sau khi hoàn tất việc đóng gói, nhấn nút [Xác nhận] trên hệ thống để cập nhật trạng thái đơn hàng và chuyển sang bước giao hàng.

🔔 Lưu ý: Hãy đảm bảo sản phẩm thay thế đúng mẫu mã, tình trạng và được đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng

Bước 4: Hoàn hàng cho Người mua

Sau khi hoàn tất xác nhận đóng gói đơn hàng, Bạn cần chủ động sắp xếp phương tiện vận chuyển hoặc bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển để tiến hành giao sản phẩm mới đến Người mua theo yêu cầu đổi trả.

🔔 Lưu ý: Vui lòng đảm bảo thông tin vận chuyển chính xác, hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn và bàn giao đúng thời gian để tránh chậm trễ hoặc khiếu nại từ khách hàng.

Bước 5: Xác nhận hoàn tất thành đổi trả

Sau khi vận chuyển giao hàng đổi thành công cho Người mua và thu hồi kiện hàng trả lại, bạn cần thực hiện [Xác nhận] trên hệ thống đơn hàng đã giao thành công, và hoàn tất đơn đổi trả.

Việc xác nhận này giúp kết thúc quy trình đổi trả và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.'

🔔 Lưu ý: Vui lòng kiểm tra kỹ kiện hàng trả lại trước khi xác nhận để tránh sai sót hoặc tranh chấp phát sinh.