Hướng dẫn quản lý hóa đơn tại Wstore

Wstore đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn trong giao dịch thương mại điện tử. Dưới đây là quy trình xuất hóa đơn áp dụng cho các đơn hàng được giao thành công.

Bước 1: Truy cập danh mục “Quản lý hóa đơn”

Bạn cần đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống. Từ thanh menu, chọn mục [Đơn hàng] → tiếp tục chọn [Quản lý hóa đơn].

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng đã hoàn tất và có yêu cầu xuất hóa đơn từ Người mua. Từ danh sách này, bạn có thể theo dõi trạng thái và tiến hành xử lý xuất hóa đơn theo từng đơn hàng cụ thể.

Bước 2: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn

Tại mục [Quản lý hóa đơn], bạn chọn tab [Đang xử lý] để xem danh sách các đơn hàng đang chờ xuất hóa đơn.

Trong danh sách này, mỗi đơn hàng sẽ đi kèm một trường thông tin thể hiện trạng thái yêu cầu hóa đơn từ phía Người mua, với hai loại như sau:

• Trạng thái “Có”: Đơn hàng có yêu cầu xuất hóa đơn – cần được bạn xử lý và phát hành hóa đơn theo thông tin Người mua đã cung cấp.
• Trạng thái “Không”: Đơn hàng không có yêu cầu xuất hóa đơn – bạn không nhất thiết phải thực hiện thao tác xuất hóa đơn cho các đơn này.

Đối với các đơn hàng có trạng thái “Có”, bạn nhấn vào nút [Xem chi tiết] để truy cập:

•          Thông tin chi tiết đơn hàng
•         Thông tin xuất hóa đơn do Người mua cung cấp (hóa đơn cá nhân hoặc doanh nghiệp)

Thông tin này sẽ được dùng làm cơ sở để bạn lập và phát hành hóa đơn đúng quy định.

Bước 3: Tải lên hóa đơn và xác nhận hoàn tất

Sau khi đã lập hóa đơn dựa trên thông tin Người mua cung cấp, bạn cần thực hiện các bước sau để hoàn tất quy trình:

1)     Tải lên file hóa đơn điện tử đúng định dạng (PDF) và nội dung đã được ký số.

2)     Nhấn nút [Xác nhận xuất hóa đơn] để hệ thống ghi nhận và hoàn tất việc xuất hóa đơn cho đơn hàng tương ứng.

Sau khi xác nhận:

•          Đơn hàng sẽ được chuyển về trạng thái “Hoàn thành” trong hệ thống.
•         Hóa đơn điện tử sẽ được gửi tự động đến email của Người mua đã đăng ký trong yêu cầu.

Quy trình này đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về việc phát hành hóa đơn trong giao dịch thương mại điện tử.

*Lưu ý:  Đối với những đơn hàng người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, người bán có thể lựa chọn xuất hoặc không xuất hóa đơn. Việc này là không bắt buộc và người bán vẫn có thể phát hành hóa đơn cho đơn hàng (ví dụ để ghi nhận nội bộ hoặc phục vụ kiểm toán).