Hướng dẫn cách quản lý các đơn trả hàng/hoàn tiền cùng Wstore

Để đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng và quyền lợi cho bạn, quy trình xử lý đơn đổi/trả hàng cần được thực hiện đúng và kịp thời. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn xử lý các yêu cầu đổi trả một cách hiệu quả, minh bạch và đúng quy định.

Tổng quan quy trình xử lý yêu cầu trả hàng/hoàn tiền

Dưới đây là quy trình xử lý đơn hàng trả hàng/hoàn tiền cho bạn:

1. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp, bạn truy cập mục [Quản lý đổi trả], sau đó chọn tab [Chờ xác nhận]. Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng đang chờ Nhà Bán xử lý. Ở mỗi đơn hàng, bạn sẽ thấy rõ yêu cầu cụ thể của người mua, bao gồm:

• Đổi sản phẩm

• Trả hàng/Hoàn tiền

Hãy chọn những đơn hàng có yêu cầu "Trả hàng/Hoàn tiền" để tiếp tục quy trình xử lý.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Chọn Xem chi tiết đơn hàng, bạn nên kiểm tra yêu cầu trả hàng của người mua và chọn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn. Tại danh sách đơn cần xử lý, chọn [Xem chi tiết] ở đơn hàng có yêu cầu trả hàng/hoàn tiền.

Trong trang chi tiết đơn hàng, bạn nên:

• Kiểm tra kỹ lý do trả hàng, hình ảnh đính kèm (nếu có) và thông tin từ người mua.

• Sau khi xác nhận thông tin hợp lệ, nhấn nút [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu và bắt đầu quy trình xử lý.

🔔 Lưu ý: Việc tiếp nhận đồng nghĩa với việc bạn đã ghi nhận yêu cầu và sẽ phối hợp xử lý theo đúng thời gian quy định.

Bước 3: Xác nhận kiện hàng hoàn trả và hoàn tiền

Sau khi bạn xác nhận đồng ý với yêu cầu đổi/trả hàng từ Người mua, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành thu hồi kiện hàng từ phía Người mua.

• Trong thời gian này, bạn cần theo dõi trạng thái đơn hàng để nắm bắt tiến độ thu hồi và chuẩn bị cho các bước xử lý tiếp theo.

Bước 4: Xác nhận kiện hàng hoàn trả & hoàn tiền cho Người mua

Sau khi bạn nhận được kiện hàng hoàn trả từ Người mua thông qua đơn vị vận chuyển, vui lòng kiểm tra tình trạng hàng hóa và thực hiện [Xác nhận hoàn trả] trên hệ thống.

Ngay sau khi kiện hàng được xác nhận thành công bởi bạn, Wstore sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua trong vòng 48 giờ.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận đúng và kịp thời giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh phát sinh khiếu nại.

 

2. Đối với Người bán tự vận chuyển. 

Bước 1: Xử lý yêu cầu trả hàng

• Sau khi nhận được yêu cầu trả hàng từ Người mua, Bạn truy cập vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận] để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

  

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận yêu cầu trả hàng

Tại danh sách đơn hàng đang chờ xử lý, chọn [Xem chi tiết] để kiểm tra nội dung yêu cầu trả hàng từ khách hàng, bao gồm:

• Lý do trả hàng

• Hình ảnh sản phẩm (nếu có)

• Ghi chú hoặc phản hồi kèm theo

Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin là hợp lệ, nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu và chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

🔔 Việc xác nhận đồng nghĩa với việc bạn đồng ý xử lý yêu cầu trả hàng theo đúng chính sách.

Bước 3: Xử lý yêu cầu trả hàng - hoàn tiền

• Sau khi bạn xác nhận đồng ý với yêu cầu trả hàng – hoàn tiền của người mua, hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu đến đơn vị vận chuyển để thu hồi kiện hàng từ người mua.

  Trong thời gian này, bạn cần:

  • Theo dõi trạng thái đơn hàng thường xuyên trong mục [Quản lý đổi trả].

  • Đảm bảo sẵn sàng tiếp nhận và kiểm tra hàng khi đơn vị vận chuyển giao lại, sau khi đã kiểm tra hàng thành công, hãy nhấn [Xác nhận] đã nhận được hàng.

Bước 4: Tiếp nhận hàng hoàn và hoàn tất đơn hàng

Sau khi bạn thu hồi kiện hàng từ phía Người mua  hãy:

1. Kiểm tra tình trạng sản phẩm hoàn trả.

2. Nhấn [Xác nhận đã nhận hàng hoàn về] trên hệ thống để xác nhận kiện hàng đã được bàn giao.

Bước 6: Xác nhận giao hàng và hoàn tất đổi trả

• Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái "Hoàn thành", và hệ thống sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua theo quy định.

  🔔 Lưu ý: Việc xác nhận đúng thời gian giúp quá trình hoàn tiền diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đảm bảo trải nghiệm tốt cho cả hai bên.