Hướng dẫn cách quản lý các đơn trả hàng/hoàn tiền cùng Wstore

Để đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng và quyền lợi cho bạn, quy trình xử lý đơn đổi/trả hàng cần được thực hiện đúng và kịp thời. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn xử lý các yêu cầu đổi trả một cách hiệu quả, minh bạch và đúng quy định.

a.Tổng quan quy trình xử lý yêu cầu trả hàng/hoàn tiền

Dưới đây là quy trình xử lý đơn hàng trả hàng/hoàn tiền cho bạn:

1. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp,p, bạn cầntruy vàocập mục [Quản lý đổi trả]], vàsau nhấđó chọn tab [Chờ xác nhậnn]],. Tại đểây, tiếhệ thống sẽ hiển hànhthị xửdanh lýsách các đơn trảhàng đang chờ Nhà Bán xử lý. Ở mỗi đơn hàng, bạn sẽ thấy rõ yêu cầu cụ thể của người mua, bao gồm:

• Đổi sản phẩm

• Trả hàng/Hoàn tiền

Hãy chọn những đơn hàng -có hoàyêu cầu "Trả hàng/Hoàn tiền" để tiếnp mới.tục quy trình xử lý.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Chọn Xem chi tiết đơn hàng, bạn nên kiểm tra yêu cầu trả hàng của người mua và chọn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn. Tại danh sách đơn cần xử lý, chọn [Xem chi tiết] ở đơn hàng có yêu cầu trả hàng/hoàn tiền.

Trong trang chi tiết đơn hàng, bạn nên:

• Kiểm tra kỹ lý do trả hàng, hình ảnh đính kèm (nếu có) và thông tin từ người mua.

• Sau khi xác nhận thông tin hợp lệ, nhấn nút [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu và bắt đầu quy trình xử lý.

🔔 Lưu ý: Việc tiếp nhận đồng nghĩa với việc bạn đã ghi nhận yêu cầu và sẽ phối hợp xử lý theo đúng thời gian quy định.

Bước 3: Xử lý yêu cầu trả hàng - hoàn tiền

• Sau khi bạn đã xác nhận đồng ý với yêu cầu trả hàng - hoàn tiền của người mua, đơn vị vận chuyển sẽ thu hồi kiện hàng từ Người mua.
• Bạn cần theo dõi trạng thái của đơn hàng trong quá trình này.

Bước 4: Xác nhận kiện hàng hoàn trả và hoàn tiền

• Sau khi bạn xác nhận đồng ý với yêu cầu đổi/trả hàng từ Người mua, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành thu hồi kiện hàng từ phía Người mua.

  • Trong thời gian này, bạn cần theo dõi trạng thái đơn hàng để nắm bắt tiến độ thu hồi và chuẩn bị cho các bước xử lý tiếp theo.

  

  Bước 4: Xác nhận kiện hàng hoàn trả & hoàn tiền cho Người mua

  Sau khi bạn nhận được kiện hàng hoàn trả từ Người mua thông qua Đđơn vị vận chuyển (ĐVVC), bạvui lòng kiểm tra tình trạng hàng hóa và thực hiện cầ[Xác nhận tiếhoàn trả] trên hệ thống.

  Ngay sau khi kiện hànhng được xác nhận kiệnthành hàcông hoàn trả.

• Khi kiện hàng hoàn trả đượcbởi bạn xác nhận, WstoreWstore sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua trong vòng 48 giờ.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận đúng và kịp thời giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh phát sinh khiếu nại.

 

b.2. Đối với Người bán tự vận chuyển. 

Bước 1: Xử lý yêu cầu trả hàng

• Sau khi nhận được yêu cầu trả hàng từ Người mua, Bạn truy cập vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận] để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

  

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận yêu cầu trả hàng

Tại

• Chọdanh sách đơn hàng đang chờ xử lý, chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để kiểm tra nội dung yêu cầu trả hàng củatừ khách hàng.ng, bao gồm:

  • Lý do trả hàng

  • Hình ảnh sản phẩm (nếu có)

  • Ghi chú hoặc phản hồi kèm theo

  Sau khi kiểm tra,tra bạvà xác nhận hãythông tin là hợp lệ, nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu và chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

  🔔 Việc xác nhận đơồng nghĩa với việc bạn đồng ý xử lý yêu cầu trả hàng theo đổiúng trả.

chính

sách.

Bước 3: Xử lý hoànyêu cầu trả hàng - hoàn tiền

• Sau khi bạn xác nhận đồng ý với yêu cầu trả hàng – hoàn tiền của người mua, hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu đổi trả của Người mua, bạến sẽ tiếđơn hànhvị vận chuyển để thu lạhồi kiện hàng từ Ngưngười muamua.

  Trong thời gian này, bạn cần:

  • Theo dõi trạng thái đơn hàng thường xuyên trong mục [Quản lý đổi trả].

  • Đảm bảo sẵn sàng tiếp nhận và kiểm tra hàng khi đơn vị vận chuyển giao lại, sau khi đã kiểm tra hàng thành công, hãy nhấn [Xác nhận] đã nhận được hàng.

Bước 4: XácTiếp nhận hàng hoàn và hoàn tất đơn hàng sau khi đóng gói

• Sau khi đãbạn thu hồi kiện hàng từ phía Người mua  hãy:

  1. Kiểm tra tình trạng sản phẩm hoàn thànhtrả.

     việc
  đóng
  2. gói, Bạn chọ

     Nhấn [Xác nhận]n đã nhận hàng hoàn về] trên hệ thống để xác nhận đơkiện hàng đã sẵđược bàn sàng.giao.

Bước 5: Sắp xếp và giao hàng

• Khi xác nhận đóng gói đơn hàng, bạn nên tiến hành sắp xếp phương tiện vận chuyển và tiến hành giao hàng. Sau khi đã giao hàng t

Bước 6: Xác nhận giao hàng và hoàn tất đổi trả

• Sau khi hoàn tất việxác giaonhận, hàng và nhận lại kiệđơn hàng sẽ đổược chuyển sang trạng thái trả"Hoàn từthành", và hệ thống sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua, bạntheo cầnquy định.

  🔔 Lưu ý: Việc xác nhận đơn hàúng đãthời giaogian thàgiúp quá trình công để hoàn tấtiền diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đảm bảo trải nghiệm tốt đơncho đổicả trả.hai bên.