Quản lý đơn hàng


Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng tại Wstore

Chức năng quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để kiểm soát các đơn hàng 1 cách dễ dàng hơn

Để quản lý các đơn hàng nhà bán cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập website của wstore 

image.png

Bước 2: Quản lý đơn hàng 

1. Đơn vị vận chuyển giao hàng.

Trên Seller Center, Người bán chọn [Đơn hàng]. Nhấp vào mục [Chờ xác nhận] để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận. Tại đơn hàng cần xác nhận, chọn [Xem chi tiết].

image.png

image.png

Chuẩn bị đơn hàng

image.png

⚠️ Lưu ý: Bạn chỉ nên xác nhận đơn hàng sau khi đã đóng gói và sẵn sàng để bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển.

Chờ lấy hàng;

image.png

Theo dõi đơn hàng

2. Nhà bán tự giao hàng

Tiếp nhận đơn hàng

image.png

image.png

Chuẩn bị đơn hàng

Sau khi bạn nhấn [Xác nhận], đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái “Chuẩn bị đơn hàng”. Khi đã hoàn tất việc đóng gói, bạn thực hiện như sau:

  1. Chọn mục [Chuẩn bị hàng]

  2. Nhấn [Xác nhận] để xác nhận đã hoàn tất việc đóng gói đơn hàng

📦 Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng và bao bì trước khi xác nhận, nhằm tránh sai sót khi giao hàng.

image.png

Sau khi hoàn tất đóng gói sản phẩm, Người bán cần xác nhận đã đóng gói hàng hóa trên hệ thống.

📦 Lưu ý:
Đảm bảo đơn hàng đã được đóng gói đúng quy cách và dán phiếu giao hàng đầy đủ trước khi vận chuyển.

image.png

Đang giao hàng'

Tại bước này, bạn có thể in lại hóa đơn của đơn hàng (nếu cần). 

Sau khi giao hàng thành công, Bạn cần truy cập mục [Đơn hàng] > [Đang giao hàng] > [Xác nhận] hoàn thành đơn hàng. Bạn cần đảm bảo giao hàng trong thời gian cam kết và chọn trạng thái đơn hàng thích hợp:

image.png

Hoàn thành

Sau khi bạn xác nhận hoàn thành đơn hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng sang “Đã giao hàng”.

image.png

Hướng dẫn cách quản lý các đơn hàng đổi trả tại Wstore

Để hỗ trợ bạn xử lý các yêu cầu đổi/trả hàng từ người mua một cách nhanh chóng và đúng quy định, Wstore xây dựng quy trình đổi trả rõ ràng, dễ thực hiện. Vui lòng theo dõi các bước dưới đây để đảm bảo xử lý hiệu quả và nâng cao trải nghiệm mua sắm cho người dùng.

1. Đối với đơn vị vận chuyển
Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

image.png

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Tại danh sách các yêu cầu đổi/trả đang chờ xử lý, bạn nhấn vào [Xem chi tiết] của từng đơn hàng để kiểm tra thông tin cụ thể mà người mua đã gửi, bao gồm:

Ví dụ: Người mua có thể yêu cầu đổi vì sản phẩm giao sai màu, hoặc trả hàng do lỗi kỹ thuật.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo thông tin là đầy đủ, bạn nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu. Hành động này giống như việc bạn “ký nhận” để bắt đầu quá trình xử lý chính thức, đảm bảo hệ thống cập nhật đúng trạng thái đơn hàng và chuyển sang các bước tiếp theo.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận kịp thời giúp tránh trễ hạn xử lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

image.png

Bước 3: Đóng gói và xác nhận đơn hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đổi hàng từ người mua, bạn cần tiến hành:

Sau khi hoàn tất việc đóng gói, nhấn nút [Xác nhận] trên hệ thống để cập nhật trạng thái đơn hàng và chuyển sang bước giao cho đơn vị vận chuyển.

🔔 Lưu ý: Hãy đảm bảo sản phẩm thay thế đúng mẫu mã, tình trạng và được đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng.

image.png

Bước 4: Xác nhận và bàn giao hàng hóa

Sau khi hoàn tất việc đóng gói sản phẩm đổi trả, bạn cần:

🔔 Lưu ý: Vui lòng đảm bảo hàng hóa được đóng gói đầy đủ và đúng thông tin để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.

image.png

Bước 5: Giao nhận kiện hàng

Khi đơn vị vận chuyển đến lấy hàng, hệ thống sẽ thực hiện đồng thời hai quá trình:

Cùng lúc đó, bạn sẽ nhận lại kiện hàng đổi trả từ Người mua thông qua đơn vị vận chuyển để kiểm tra và xử lý theo chính sách đổi trả.

🔔 Lưu ý: Vui lòng kiểm tra kỹ hàng hoàn trả khi nhận và cập nhật tình trạng trên hệ thống nếu có vấn đề phát sinh.

image.png

2.Đối với nhà bán tự giao
Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

image.png

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Tại danh sách các yêu cầu đổi/trả đang chờ xử lý, bạn nhấn vào [Xem chi tiết] của từng đơn hàng để kiểm tra thông tin cụ thể mà người mua đã gửi, bao gồm:

Ví dụ: Người mua có thể yêu cầu đổi vì sản phẩm giao sai màu, hoặc trả hàng do lỗi kỹ thuật.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo thông tin là đầy đủ, bạn nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu. Hành động này giống như việc bạn “ký nhận” để bắt đầu quá trình xử lý chính thức, đảm bảo hệ thống cập nhật đúng trạng thái đơn hàng và chuyển sang các bước tiếp theo.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận kịp thời giúp tránh trễ hạn xử lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

image.png

Bước 3: Đóng gói và xử lý đơn hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đổi hàng từ người mua, bạn cần tiến hành:

Sau khi hoàn tất việc đóng gói, nhấn nút [Xác nhận] trên hệ thống để cập nhật trạng thái đơn hàng và chuyển sang bước giao hàng.

🔔 Lưu ý: Hãy đảm bảo sản phẩm thay thế đúng mẫu mã, tình trạng và được đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng

image.png

Bước 4: Hoàn hàng cho Người mua

Sau khi hoàn tất xác nhận đóng gói đơn hàng, Bạn cần chủ động sắp xếp phương tiện vận chuyển hoặc bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển để tiến hành giao sản phẩm mới đến Người mua theo yêu cầu đổi trả.

🔔 Lưu ý: Vui lòng đảm bảo thông tin vận chuyển chính xác, hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn và bàn giao đúng thời gian để tránh chậm trễ hoặc khiếu nại từ khách hàng.

image.png

Bước 5: Xác nhận hoàn tất thành đổi trả

Sau khi vận chuyển giao hàng đổi thành công cho Người mua và thu hồi kiện hàng trả lại, bạn cần thực hiện [Xác nhận] trên hệ thống đơn hàng đã giao thành công, và hoàn tất đơn đổi trả.

Việc xác nhận này giúp kết thúc quy trình đổi trả và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.'

🔔 Lưu ý: Vui lòng kiểm tra kỹ kiện hàng trả lại trước khi xác nhận để tránh sai sót hoặc tranh chấp phát sinh.

image.png

Hướng dẫn quản lý hóa đơn tại Wstore

Wstore đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn trong giao dịch thương mại điện tử. Dưới đây là quy trình xuất hóa đơn áp dụng cho các đơn hàng được giao thành công.

Bước 1: Truy cập danh mục “Quản lý hóa đơn”

Bạn cần đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống. Từ thanh menu, chọn mục [Đơn hàng] → tiếp tục chọn [Quản lý hóa đơn].

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng đã hoàn tất và có yêu cầu xuất hóa đơn từ Người mua. Từ danh sách này, bạn có thể theo dõi trạng thái và tiến hành xử lý xuất hóa đơn theo từng đơn hàng cụ thể.

Bước 2: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn

Tại mục [Quản lý hóa đơn], bạn chọn tab [Đang xử lý] để xem danh sách các đơn hàng đang chờ xuất hóa đơn.

Trong danh sách này, mỗi đơn hàng sẽ đi kèm một trường thông tin thể hiện trạng thái yêu cầu hóa đơn từ phía Người mua, với hai loại như sau:

Đối với các đơn hàng có trạng thái “Có”, bạn nhấn vào nút [Xem chi tiết] để truy cập:

image.png

Thông tin này sẽ được dùng làm cơ sở để bạn lập và phát hành hóa đơn đúng quy định.

Bước 3: Tải lên hóa đơn và xác nhận hoàn tất

Sau khi đã lập hóa đơn dựa trên thông tin Người mua cung cấp, bạn cần thực hiện các bước sau để hoàn tất quy trình:

1)     Tải lên file hóa đơn điện tử đúng định dạng (PDF) và nội dung đã được ký số.

2)     Nhấn nút [Xác nhận xuất hóa đơn] để hệ thống ghi nhận và hoàn tất việc xuất hóa đơn cho đơn hàng tương ứng.

image.png

Sau khi xác nhận:

Quy trình này đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về việc phát hành hóa đơn trong giao dịch thương mại điện tử.

*Lưu ý:  Đối với những đơn hàng người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, người bán có thể lựa chọn xuất hoặc không xuất hóa đơn. Việc này là không bắt buộc và người bán vẫn có thể phát hành hóa đơn cho đơn hàng (ví dụ để ghi nhận nội bộ hoặc phục vụ kiểm toán).

Hướng dẫn cách quản lý các đơn trả hàng/hoàn tiền cùng Wstore

Để đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng và quyền lợi cho bạn, quy trình xử lý đơn đổi/trả hàng cần được thực hiện đúng và kịp thời. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn xử lý các yêu cầu đổi trả một cách hiệu quả, minh bạch và đúng quy định.

Tổng quan quy trình xử lý yêu cầu trả hàng/hoàn tiền

image.png

Dưới đây là quy trình xử lý đơn hàng trả hàng/hoàn tiền cho bạn:

1. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp, bạn truy cập mục [Quản lý đổi trả], sau đó chọn tab [Chờ xác nhận]. Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng đang chờ Nhà Bán xử lý. Ở mỗi đơn hàng, bạn sẽ thấy rõ yêu cầu cụ thể của người mua, bao gồm:

Hãy chọn những đơn hàng có yêu cầu "Trả hàng/Hoàn tiền" để tiếp tục quy trình xử lý.

image.png

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Chọn Xem chi tiết đơn hàng, bạn nên kiểm tra yêu cầu trả hàng của người mua và chọn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn. Tại danh sách đơn cần xử lý, chọn [Xem chi tiết] ở đơn hàng có yêu cầu trả hàng/hoàn tiền.

Trong trang chi tiết đơn hàng, bạn nên:

🔔 Lưu ý: Việc tiếp nhận đồng nghĩa với việc bạn đã ghi nhận yêu cầu và sẽ phối hợp xử lý theo đúng thời gian quy định.

image.png

Bước 3: Xác nhận kiện hàng hoàn trả và hoàn tiền

Sau khi bạn xác nhận đồng ý với yêu cầu đổi/trả hàng từ Người mua, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành thu hồi kiện hàng từ phía Người mua.

image.png

Bước 4: Xác nhận kiện hàng hoàn trả & hoàn tiền cho Người mua

Sau khi bạn nhận được kiện hàng hoàn trả từ Người mua thông qua đơn vị vận chuyển, vui lòng kiểm tra tình trạng hàng hóa và thực hiện [Xác nhận hoàn trả] trên hệ thống.

Ngay sau khi kiện hàng được xác nhận thành công bởi bạn, Wstore sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua trong vòng 48 giờ.

🔔 Lưu ý: Việc xác nhận đúng và kịp thời giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh phát sinh khiếu nại.

image.png

 

2. Đối với Người bán tự vận chuyển. 

Bước 1: Xử lý yêu cầu trả hàng
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận yêu cầu trả hàng

Tại danh sách đơn hàng đang chờ xử lý, chọn [Xem chi tiết] để kiểm tra nội dung yêu cầu trả hàng từ khách hàng, bao gồm:

Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin là hợp lệ, nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận yêu cầu và chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

🔔 Việc xác nhận đồng nghĩa với việc bạn đồng ý xử lý yêu cầu trả hàng theo đúng chính sách.

image.png

Bước 3: Xử lý yêu cầu trả hàng - hoàn tiền

image.png

Bước 4: Tiếp nhận hàng hoàn và hoàn tất đơn hàng

Sau khi bạn thu hồi kiện hàng từ phía Người mua  hãy:

  1. Kiểm tra tình trạng sản phẩm hoàn trả.

  2. Nhấn [Xác nhận đã nhận hàng hoàn về] trên hệ thống để xác nhận kiện hàng đã được bàn giao.

image.png

Bước 6: Xác nhận giao hàng và hoàn tất đổi trả

image.png