Đơn hàng

• Quản Lý Đơn Hàng
• Quản lý đổi trả

Quản Lý Đơn Hàng

Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng tại Wstore

Chức năng quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để kiểm soát các đơn hàng 1 cách dễ dàng hơn

Để quản lý các đơn hàng nhà bán cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập website của wstore 

• Bạn cần đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp của Wstore , Sau đó nhấn vào danh mục [Đơn hàng] chọn [Quản lý].

Sẽ hiển thị màn hình tất cả đơn hàng của bạn

Bước 2: Quản lý đơn hàng 

Quản lý đơn hàng theo phương thức vận chuyển của đơn hàng đó

1. Đơn vị vận chuyển giao hàng.

Tiếp nhận đơn hàng

• Kiểm tra các đơn hàng chờ xác nhận

  • Nhấn vào mục [Chờ xác nhận] để hiển thị danh sách các đơn hàng cần xác nhận.

• Xác nhận đơn hàng

  • Bạn có thể thực hiện xác nhận đơn hàng trực tiếp trên màn hình tổng hoặc:
    • Chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để xem chi tiết các thông tin về đơn hàng.
    • Nhấn vào nút [Tiếp nhận] để hoàn tất tiếp nhận đơn hàng và bạn cần chuẩn bị đơn hàng và có tối đa 3 ngày để hoàn thành đóng gói đơn hàng.

Chuẩn bị đơn hàng

• • Sau khi bạn nhấn [Xác nhận], đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Chuẩn bị đơn hàng".

• • Khi bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị đơn hàng, chọn mục [Chuẩn bị hàng] và nhấn [In phiếu giao] để dán lên đơn hàng và hoàn tất đóng gói đơn hàng bằng cách nhấn [Xác nhận] là hoàn tất bước chuẩn bị và sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo.

⚠️ Lưu ý: Bạn chỉ nên xác nhận đơn hàng sau khi đã đóng gói và sẵn sàng để bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển.

Chờ lấy hàng

• • ĐVVC đến kho của bạn để lấy kiện hàng và đối tác vận chuyển của Wstore chỉ đến lấy hàng. Bạn lưu ý không thu thêm tiền của Khách hàng hoặc tài xế.

Theo dõi đơn hàng

• • Bạn sẽ phải theo dõi trạng thái giao hàng của đơn hàng, đơn hàng chuyển trạng thái Đang giao hàng sau khi tài xế đã nhận hàng từ bạn.
    

  • Sau khi đơn hàng được giao thành công, trạng thái giao hàng sẽ được cập nhật lên Seller Center. Nếu giao hàng thất bại, trạng thái đơn hàng sẽ cập nhật là Giao hàng không thành công. 

2. Nhà bán tự giao hàng

Tiếp nhận đơn hàng

• Kiểm tra các đơn hàng chờ xác nhận

  • Nhấn vào mục [Chờ xác nhận] để hiển thị danh sách các đơn hàng cần xác nhận.

• Xác nhận đơn hàng

  • Bạn có thể thực hiện xác nhận đơn hàng trực tiếp trên màn hình tổng hoặc:
    • Chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để xem chi tiết các thông tin về đơn hàng.
    • Nhấn vào nút [Tiếp nhận] để hoàn tất tiếp nhận đơn hàng và bạn cần chuẩn bị đơn hàng và có tối đa 3 ngày để hoàn thành đóng gói đơn hàng.

Chuẩn bị đơn hàng

• • Sau khi bạn nhấn [Xác nhận], đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Chuẩn bị đơn hàng".

• • Khi bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị đơn hàng, chọn mục [Chuẩn bị hàng] và nhấn [In phiếu giao] để dán lên đơn hàng và hoàn tất đóng gói đơn hàng bằng cách nhấn [Xác nhận] là hoàn tất bước chuẩn bị và sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo.

⚠️ Lưu ý: Bạn chỉ nên xác nhận đơn hàng sau khi đã đóng gói và sẵn sàng để bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển.

• Hoàn thành đóng gói đơn hàng, Người bán xác nhận đóng gói hàng hóa. Sau khi Người bán xác nhận, đơn hàng sẽ chuyển từ trạng thái Chuẩn bị hàng sang trạng thái Đang giao hàng. 

  Người bán sắp xếp phương tiện để giao hàng hóa tại địa chỉ trên đơn hàng.

• Lưu ý: Bạn chỉ nên xác nhận đơn hàng sau khi đã đóng gói khi sẵn sàng giao hàng cho Người mua

Hoàn thành

Sau khi giao hàng thành công, Bạn cần truy cập mục [Đơn hàng] > [Đang giao hàng] > [Xác nhận] hoàn thành đơn hàng.

Bạn cần đảm bảo giao hàng trong thời gian cam kết và chọn trạng thái đơn hàng thích hợp:

• Nếu giao thành công, chọn [Thành công] - Giao hàng thành công.

  • • Nếu chọn trạng thái Giao hàng thành công, Xác nhận hoàn thành đơn hàng. Upload ảnh, video đơn hàng (hình ảnh/video xác nhận khách hàng đã nhận hàng) và bấm [Xác nhận].

• Nếu giao không thành công, chọn [Thất bại] - Giao hàng thất bại.

  • • • Nếu chọn trạng thái Giao hàng thất bại, bạn cần chọn lý do, nhập mô tả tại hộp thoại và bấm Xác nhận.

 

Quản lý đổi trả

Hướng dẫn cách quản lý các đơn hàng đổi trả tại Wstore

1. Cách xử lý yêu cầu trả hàng - hoàn tiền

a. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn trả hàng - hoàn tiến mới.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Chọn Xem chi tiết đơn hàng, bạn nên kiểm tra yêu cầu trả hàng của người mua và chọn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn.

Bước 3: Xác nhận yêu cầu trả hàng - hoàn tiền

• Sau khi bạn đã xác nhận đồng ý với yêu cầu trả hàng - hoàn tiền của người mua, đơn vị vận chuyển sẽ thu hồi kiện hàng từ Người mua.
• Bạn cần theo dõi trạng thái của đơn hàng trong quá trình này.

Bước 4: Xác nhận kiện hàng hoàn trả và hoàn tiền

• Sau khi bạn nhận được kiện hàng hoàn trả từ Người mua thông qua Đơn vị vận chuyển (ĐVVC), bạn cần tiến hành xác nhận kiện hàng hoàn trả.
• Khi kiện hàng hoàn trả được bạn xác nhận, Wstore sẽ tiến hành hoàn tiền cho Người mua trong vòng 48 giờ.

b. Đối với Người bán tự vận chuyển. 

Bước 1: Xử lý yêu cầu trả hàng

• Sau khi nhận được yêu cầu trả hàng từ Người mua, Bạn truy cập vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận] để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

  

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận yêu cầu trả hàng

• Chọn [Xem chi tiết] đơn hàng để kiểm tra yêu cầu trả hàng của khách hàng.
• Sau khi kiểm tra, bạn hãy nhấn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn yêu cầu đổi trả.

 

Bước 3: Đóng gói và xác nhận đơn hàng mới

• Bạn cần tiến hành đóng gói đơn hàng mới và in hóa đơn.
• Sau khi hoàn tất, chọn [Xác nhận] để hoàn tất bước xử lý.

Bước 4: Xác nhận đơn hàng sau khi đóng gói

• Sau khi đã hoàn thành việc đóng gói, Bạn chọn [Xác nhận] để xác nhận đơn hàng đã sẵn sàng.

Bước 5: Sắp xếp và giao hàng

• Sau khi xác nhận đóng gói đơn hàng, bạn nên tiến hành sắp xếp phương tiện vận chuyển và tiến hành giao hàng.

Bước 6: Xác nhận giao hàng và hoàn tất đổi trả

• Sau khi hoàn tất việc giao hàng và nhận lại kiện hàng đổi trả từ Người mua, bạn cần xác nhận đơn hàng đã giao thành công để hoàn tất đơn đổi trả.

2. Cách xử lý yêu cầu đổi trả hàng.

a. Đối với đơn vị vận chuyển

Bước 1: Truy cập website Wstore

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản doanh nghiệp, bạn cần vào mục [Quản lý đổi trả] và nhấn [Chờ xác nhận], để tiến hành xử lý các đơn đổi trả mới.

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Chọn Xem chi tiết đơn hàng, bạn nên kiểm tra yêu cầu đổi trả hàng của người mua và chọn [Xác nhận] để tiếp nhận đơn.

Bước 3: Đóng gói và xác nhận đơn hàng

• Bạn cần xử lý đóng gói đơn hàng mới và in hóa đơn.
• Sau khi hoàn tất đóng gói, chọn [Xác nhận] để hoàn tất bước này.

Bước 4: Xác nhận và bàn giao hàng hóa

• Sau khi hoàn tất việc đóng gói, Bạn cần xác nhận đơn hàng và chuẩn bị bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển.

Bước 5: Giao nhận kiện hàng

• Đơn vị vận chuyển đến lấy kiện hàng, tiến hành thu hồi kiện hàng đổi trả từ Người mua và giao kiện hàng mới đến Người mua.
• Đồng thời, Bạn sẽ nhận kiện hàng đổi trả từ Người mua thông qua Đơn vị vận chuyển.

b.Đối với nhà bán tự giao